НТВП "Кедр - Консультант"

912-333

Услуги

Какие документы (оригиналы и копии) следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив

Распечатать

Вопрос

Какие документы (оригиналы и копии) следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив.

Ответ

Необходимо отметить, что такое понятие, как "личное дело", не раскрыто трудовым законодательством, под данным термином следует понимать совокупность документов, которые работодатель оформляет сам либо получает от работника при осуществлении трудовых отношений.

Как установлено нормами ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ, работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Таким образом, порядок ведения личных дел работников может быть установлен локальным нормативным актом в тех случаях, когда данный порядок напрямую не урегулирован нормами законодательства.

Нормы абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ также указывают, что работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

Очевидно, что информация, содержащаяся в личном деле работника, является персональной информацией, следовательно, при обработке указанных данных работодатель должен соблюдать требования ст. 87 ТК РФ с целью обеспечения сохранности данных.

Следует отметить, что трудовое законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только в отношении лиц, осуществляющих государственную (ст. 14 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе") или муниципальную службу (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены формы документов, которые используются при осуществлении трудовых отношений, в том числе личная карточка работника, приказ о приеме на работу и т.д.

Очевидно, что хранение указанных документов осуществляется работодателем.

Необходимо также отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", установлена обязанность работодателя по осуществлению хранения трудовых книжек.

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

Исходя из приведенного выше считаем, что напрямую трудовое законодательство предусматривает обязанность по ведению личных дел только в отношении работников, осуществляющих деятельность в сфере государственной и муниципальной службы, однако законодательством установлены виды документов, ведение и хранение которых является обязательным для работодателя, в частности приказ о приеме на работу и так далее, ввиду чего можно сделать обоснованный вывод, что законодательство устанавливает обязанность по ведению так называемых личных дел, которые представляют собой совокупность документов, необходимых для осуществления трудовых отношений. Кроме того, работодатель обязан обеспечивать хранение трудовых книжек работников.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Поэтому порядок ведения личных дел работников может быть установлен локальным нормативным актом в тех случаях, когда данный порядок напрямую не урегулирован нормами законодательства.

Подборка документов:

Статья: Правила и рекомендации ведения личных дел (Вялова Л.) ("Кадровик.ру", 2013, N 4) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, декабрь 2015 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

?>