Трудовые споры

В организации есть работники (мерчандайзеры, торговые представители), которые в течение рабочего дня ездят по торговым точкам в пределах города и в прилегающих районах.

Вопросы:

Можно ли считать, что такая работа имеющей разъездной характер?

Можно ли установить таким работникам доплату в фиксированном размере (например, 5 тыс. руб. в месяц; пропорционально отработанному времени)?

Как учесть вид транспорта, который при этом использует работник (общественный, служебный, личный)?

Ответ юриста

Разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Постоянная работа, которая имеет разъездной характер, не признается служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Основания и оформление разъездного характера работы работнику

Условие о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При этом действующее законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы, а также не указывает на трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной. Конкретный перечень должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами (например, приказом) (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Из содержания норм ТК РФ можно сделать вывод, что разъездной характер работы (ст. 57, ч. 1 ст. 166, ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

- относится к условиям, определяющим характер работы, то есть фактически отражает содержание трудовой функции;

- предполагает служебные поездки работников на постоянной основе;

- допускает проживание работника вне места постоянного жительства.

Основываясь на приведенных признаках, работодатель может самостоятельно установить должности (профессии), которые относятся к разъездному характеру работы.

Трудовым законодательством не определен порядок документального оформления разъездного характера работы. Однако для соблюдения норм трудового законодательства следует выполнить следующие действия.

1. Отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если уже трудоустроенному работнику - то путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ.

Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы, в случае когда трудовые обязанности будут выполняться за пределами одного населенного пункта, может выглядеть следующим образом: "Выполняемая в соответствии с настоящим трудовым договором работа носит разъездной характер. Разъездная работа осуществляется в пределах г. Москвы и Московской области (территория, в пределах который работник осуществляет трудовую деятельность)". Работодатель может прописать территорию разъездов в тех пределах, которые ему необходимы, законом это не запрещено.

Кроме того, в должностных инструкциях или иных документах, определяющих круг должностных обязанностей работников, также необходимо прописывать, что их работа носит разъездной характер.

2. Утвердить перечень работ, профессий и должностей работников, работа которых носит разъездной характер, в коллективном договоре, соглашении или в локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Работодатель может как разработать отдельный локальный нормативный акт (например, положение о разъездном характере работы), так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный акт (например, правила внутреннего трудового распорядка). При этом сам список должностей не обязательно указывать в тексте локального нормативного акта, он может идти как приложение к нему.

Так, в локальном нормативном акте можно указать: "Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в приложении к настоящему положению" и приложить соответствующий список. Либо перечень должностей работников, чья работа имеет разъездной характер, можно утвердить отдельным приказом работодателя, а в положении о разъездном характере работ прописать порядок возмещения работникам расходов и определить формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников.

Издание отдельного приказа об установлении разъездного характера работы имеет смысл и для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Так, о необходимости начислять конкретному работнику надбавку или компенсацию бухгалтер узнает непосредственно из приказа.

Разработанный локальный нормативный акт или изменения в действующем документе должны быть утверждены приказом работодателя. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с локальным нормативным актом под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

3. Установить в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации порядок документированного подтверждения поездок.

Работодатель вправе предусмотреть в локальном нормативном акте перечень оправдательных документов. При этом целесообразно предусмотреть документы для ближних и дальних поездок. К примеру, расходы работника на городской или муниципальный транспорт подтвердят проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, если работник использует личный или служебный автотранспорт - путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции. Проживание в гостинице может удостоверить кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

4. Прописать размер и порядок возмещения расходов в трудовом и (или) коллективном договорах.

Поскольку работникам с разъездным характером работы предусмотрены дополнительные выплаты, в коллективном договоре, соглашении, локальных актах организации также необходимо прописать порядок и размеры возмещения расходов, связанных с разъездами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Кроме перечисленных документов, работодателю желательно разработать формы документального контроля за передвижениями работников, например журнал регистрации (учета) служебных поездок. Отметка в журнале будет свидетельствовать о том, что работники не прогуливали, а были в разъездах, а работодатель сможет проконтролировать поездки работников и установить, были ли нарушения трудового распорядка и режима работы с их стороны. Кроме того, можно предусмотреть журнал в электронном виде. Порядок ведения журнала регистрации (учета) поездок работников утверждается приказом работодателя, с которым работники должны быть ознакомлены.

Гарантии и компенсации при разъездном характере работы

Гарантии - это средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений. Компенсации, в свою очередь, представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

При разъездном характере работы работнику установлены следующие гарантии и компенсации (ч. 1 ст. 129, ст. ст. 149, 168.1 ТК РФ):

1) доплаты и надбавки компенсационного характера за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, являющиеся составной частью заработной платы. Такие выплаты могут быть предусмотрены нормативно-правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором;

2) возмещение расходов, связанных со служебными поездками, а именно: расходов на проезд, наем жилого помещения, суточных и иных расходов, произведенных работниками с разрешения или ведома работодателя. Установленный перечень возмещаемых расходов является открытым и может быть расширен работодателем. При этом предельные величины сумм возмещения расходов также не ограничиваются, их размер устанавливается работодателем (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Однако работодатель не вправе необоснованно занижать суммы компенсаций.

Доплата за разъездной характер работы

Трудовое законодательство выделяет доплаты и надбавки компенсационного характера, являющиеся составной частью заработной платы, и компенсации, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. ст. 129, 164 ТК РФ).

Доплата (надбавка) за разъездной характер работы не является обязательной, однако работодатель вправе ее установить. При этом обязательным признается возмещение расходов в связи с разъездным характером работы (ст. ст. 8, 135, 149, 168.1 ТК РФ).

Работодатель вправе установить в коллективном договоре, соглашении или в локальном нормативном акте размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ).

Соответственно, трудовое законодательство не запрещает работодателю выплачивать работнику фиксированную надбавку за разъездной характер работы в качестве возмещения расходов. При этом указанные надбавки следует производить вне зависимости от трудового результата работника, что будет относиться к компенсациям согласно ст. ст. 164, 168.1 ТК РФ. При этом работодатель должен учитывать, что сумма надбавки должна компенсировать расходы на проезд и иные возможные расходы работника, связанные с разъездным характером работы. Однако такое оформление возмещения расходов может вызвать претензии со стороны контролирующих органов. В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы выплат в пользу работников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работы работников (Письмо Минтруда России от 30.09.2014 N 17-4/В-462).

Если работодатель устанавливает доплату как вид компенсационной выплаты, являющейся составной частью зарплаты, то в трудовом договоре следует либо указать ссылку на соответствующий локальный акт, в котором указаны конкретный размер надбавок и порядок их выплаты, либо конкретизировать данные условия непосредственно в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если условие о выплате подобной доплаты за разъездной характер работы указывается в локальном нормативном акте работодателя, к которому имеется отсылка в трудовых договорах с работниками, то работодателю следует учесть мнение представительного органа работников (если такой представительный орган создан в организации) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). С изменениями, которые вносятся в уже действующий локальный нормативный акт, работники должны быть ознакомлены под роспись (ст. 22 ТК РФ). Работодателю также необходимо заключить с каждым работником дополнительное соглашение к трудовому договору, если в трудовой договор вносятся изменения (ст. 72 ТК РФ). В отношении вновь принимаемых на работу лиц условие о доплате за разъездной характер работы должно содержаться в заключаемых с ними трудовых договорах.

Таким образом, по нашему мнению, наиболее безопасным вариантом компенсации расходов работника является их возмещение на основании подтверждающих документов, а не фиксированная надбавка. При этом работодатель вправе установить доплату за разъездной характер работы в качестве составной части заработной платы.

Вопрос: Как установить разъездной характер работы работнику? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2020) {КонсультантПлюс}

Подборка документов:

Статья: Компенсация за разъездной характер работы (Демидов Г.И.) ("Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 4) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Как в трудовых договорах с мерчандайзерами указать условие о месте работы, если фактически трудовые обязанности данные работники будут выполнять в торговых залах нескольких магазинов, не принадлежащих организации? Нужно ли устанавливать разъездной характер работы? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2019) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли установить водителям, занимающим одинаковые должности, разный размер компенсации (суточных) за разъездной характер работы? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, январь 2020 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс