НТВП "Кедр - Консультант"

912-333

Услуги

О хранении приказов по предприятию в электронном виде

Распечатать

Вопрос:

Можно ли приказы по основной деятельности на предприятии подписывать ЭЦП и хранить только в электронном виде в форме электронного документа без переноса на бумажные носители.

 

Ответ юриста

Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами. Если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.

Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе при соблюдении определенных условий (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ)).

Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.

Специальным нормативным правовым актом, регулирующим отношения, возникающие при применении информационных технологий, - Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Закон N 149-ФЗ) - предусматривается, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Закона N 149-ФЗ).

Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (п. п. 2.1, 2.30 - 2.33, 2.35, 2.39 - 2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приложения к Приказу Минкультуры России N 526).

Применение электронной подписи

Для того чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего информацию, и призвана служить аналогом собственноручной подписи лица в электронной среде. Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается информация в электронной форме, подписанная (ч. 1 и 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ):

- квалифицированной электронной подписью, кроме случая, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;

- простой или неквалифицированной электронной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Если согласно НПА или обычаям делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Электронный документооборот с ФНС России

На сегодня электронный документооборот достаточно распространен во многих сферах. Так, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, пояснений к отчетности, в рамках налогового контроля и т.д. При этом форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ).

Первичные учетные документы в целях налогообложения в электронной форме могут быть заверены любым видом электронной подписи. При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом N 63-ФЗ. При этом электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними соглашения, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372).

В то же время налоговое законодательство предъявляет требование по применению усиленной квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176, п. 3 ст. 80 НК РФ, Приложение к Приказу ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@ "Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота").

Кроме того, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ). Аналогичный порядок предусмотрен и в представлении истребуемых документов по конкретным сделкам (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Так, например, Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ "Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме" утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме; Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи определены Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Электронный документооборот в бухгалтерском учете

Электронный документооборот принят также и в бухгалтерском учете.

Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Но если по закону или договору требуется представить первичные учетные документы на бумаге другим лицам, государственным органам, то с электронного первичного учетного документа надо за свой счет сделать бумажную копию (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ). До настоящего момента соответствующий стандарт не утвержден. Минфин России в Письме от 05.05.2015 N 07-01-06/25701 разъясняет, что до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи.

Те же правила применяются и в отношении регистров бухгалтерского учета (ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

При этом следует учитывать, что несмотря на то, что бухгалтерская отчетность может составляться и представляться в электронном виде, она обязательно должна быть распечатана на бумаге и снабжена собственноручной подписью руководителя организации, только тогда она считается составленной (ч. 8 ст. 13 Закона N 402-ФЗ). Этот бумажный экземпляр организация может хранить у себя, а в налоговую инспекцию, орган статистики и другим пользователям направить экземпляры отчетности в электронном виде по ТКС, снабдив их усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

Электронный документооборот в судопроизводстве

Электронный документооборот применяется и в судопроизводстве.

Исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (ст. 4 АПК РФ, ст. 3 ГПК РФ).

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием Интернета, а также документы, подписанные ЭП в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором (ст. 75 АПК РФ, ст. 71 ГПК РФ).

Указанные положения процессуального законодательства соотносятся с нормами материального права - п. 2 ст. 434 ГК РФ, в соответствии с которым в качестве письменной формы договора допускается, в частности, обмен электронными документами, передаваемыми по каналам связи. Но при этом должен быть достоверный способ подтверждения того, что адресант такого документа - сторона договора. Электронная подпись как раз выступает одним из таких способов подтверждения.

Таким образом, на сегодня единый закон, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует. Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами, а если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.

Вопрос: Чем руководствоваться организации при внедрении электронного документооборота? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

Подборка документов:

Готовое решение: Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись и когда она используется (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Статья: Что такое электронный документооборот и как его организовать? (Фирфарова Н.В.) ("Налоговая проверка", 2017, N 3) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как получить простую электронную подпись (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Об электронном документообороте при оформлении первичных учетных документов. (Письмо Минфина России от 28.09.2016 N 03-03-06/1/56399) {КонсультантПлюс}

Статья: Организация учета и хранение электронных документов (Сидоркина С.) ("Расчет", 2018, N 3) {КонсультантПлюс} 

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, февраль 2019 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.