НТВП "Кедр - Консультант"

912-333

Услуги

О хранении в личном деле (кадры) документов с учетом требований по защите персональных данных

Распечатать

Вопрос:

Какие документы (или копии) следует хранить в кадровом (личном) деле, учитывая новые требования по ответственности за персональные данные сотрудников

 

Ответ юриста

Действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих).

При этом действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Следовательно, работодатель (ООО) вправе осуществлять ведение личных дел работников самостоятельно, определяя порядок формирования личных дел и требования к их ведению с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

Персональные данные - любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных - определенному или определяемому физическому лицу (фамилия, имя, отчество; пол, возраст; место жительства и пр.), а под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).

Работодатель осуществляет обработку персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 Трудового кодекса РФ).

При этом порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Учитывая положения ст. 88 ТК РФ, работодатель осуществляет передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Однако в трудовом законодательстве не содержится ответа на вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников. В связи с этим возможно принятие работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников (положение и пр.).

{Вопрос: ...Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}}

Также сообщаем, что действующим законодательством не установлен перечень документов, которые обязательно должны быть в личном деле работника. Такой перечень определяется работодателем самостоятельно по своему усмотрению.

{Вопрос: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника? Обязательна ли фотография в личном деле? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) {КонсультантПлюс}}

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии, что он получит от него согласие на хранение и обработку персональных данных.

Подборка документов:

Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...Можно ли хранить данные копии российского и заграничного паспортов в личном деле работника? Нужно ли согласие работника на это? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли хранить в личном деле в бумажном виде копии документов работника: паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) {КонсультантПлюс}

Статья: Документы с персональными данными в архиве (Кожанова Е.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

Форма: Опись документов личного дела работника (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, октябрь 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

?>